Persian Office Automation SaaS

توضیحات به زبان فارسی

Persian Office Automation SaaS پلاگین تخصصی اتوماسیون اداری و مدیریت دبیرخانه (کارتابل) برای وردپرس است. اگر به دنبال جایگزینی پرونده‌های کاغذی، پیگیری شماره نامه، ارجاع بین همکاران و یک داشبورد اداری فارسی روی همان زیرساختی که برای وب‌سایت استفاده می‌کنید هستید، این افزونه مسیر دیجیتال‌سازی مکاتبات را بدون نیاز به نرم‌افزار جداگانه فراهم می‌کند.

این پلاگین به درد چه سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی می‌خورد؟

• شرکت‌های کوچک و متوسط، دفاتر حقوقی، مشاوره و خدمات حرفه‌ای
• فروشگاه‌ها و واحدهای تجاری کوچک تا متوسط با نیاز به بایگانی سفارشات، مکاتبات تامین‌کننده یا پیگیری داخلی
• تیم‌های اجرایی، پشتیبانی و پروژه‌ای که وظایف روزمره را روی یک تقویم و بورد مدیریت می‌کنند
• نهادها و مجموعه‌هایی که شماره‌گذاری نامه وارده و صادره، بایگانی الکترونیک و کنترل دسترسی نقش‌محور برایشان اولویت دارد
• هر سازمانی که تاریخ جلالی (شمسی) در فرم‌ها و گزارش‌ها نیاز دارد

قابلیت‌ها و امکانات اصلی (خلاصهٔ کاربردی)

• کارتابل و دبیرخانه: صندوق ورودی، ارسال‌شده، در انتظار، ستاره‌دار و آرشیو؛ دریافت، ارجاع و پیگیری نامه در یک گردش کار واحد.
• نامه وارده و صادره: ثبت شماره، مرجع، موضوع، فرستنده/گیرنده، اولویت، تاریخ و ضمیمه؛ جستجو و آرشیو برای مرور سریع سوابق.
• مکاتبات داخلی: تبادل یادداشت و مکاتبهٔ داخلی بین کاربران و واحدها، به‌همراه پاسخ به نامه و ثبت سابقه در کارتابل.
• مدیریت وظایف (Tasks): ایجاد وظیفه، تخصیص به کاربر، وضعیت در نمای فهرست یا کانبان، چک‌لیست، ثبت زمان و نظرات برای هماهنگی تیمی.
• جلسات: ثبت جلسه با تاریخ، مکان، شرکت‌کنندگان و یادداشت؛ هم‌راستا با تقویم و رویدادهای اداری.
• سربرگ سازمانی: تعریف قالب سربرگ با لوگو، نام سازمان، بسمه‌تعالی و پاورقی؛ اعمال روی نامه وارده، صادره یا مکاتبه داخلی هنگام مشاهده و چاپ.
• یادداشت روزانه فردی: ثبت یادداشت شخصی روی تقویم شمسی، با حال‌وهوا، برچسب، پین و نمایش در تقویم کاری.
• فرآیندهای کسب‌وکار (اختیاری): فعال‌سازی ماژول گردش کار و چارت سازمانی از تنظیمات، بدون شلوغ کردن منو برای سازمان‌هایی که به آن نیاز ندارند.
• تقویم شمسی (جلالی): نمایی یکپارچه از نامه‌ها، جلسات، وظایف و یادداشت‌های روزانه روی تقویم فارسی.
• گزارش‌ها: گزارش‌های آماری برای مدیران جهت نظارت بر حجم مکاتبات و وضعیت کارها (با محدودیت نقش مناسب).
• نقش‌ها و دسترسی دقیق: قابلیت‌های سفارشی مانند ایجاد/مشاهدهٔ نامه (persian_oa_create_letter، persian_oa_view_letter و …) برای تفکیک دسترسی کارکنان.
• تنظیمات واحد: تنظیمات عمومی، آپلود، شماره‌گذاری، دسته‌بندی‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار برای هماهنگی با رویهٔ سازمان شما.
• اعلان‌ها: صفحهٔ اعلان‌ها، نشان زنده در منو و نوار مدیریت، علامت‌گذاری خوانده‌شده، ترجیح ایمیل هر کاربر و یادآوری مهلت.
• آمادهٔ چندزبانگی: بستهٔ ترجمه و Text Domain استاندارد برای توسعهٔ آینده.
• حفاظت از فایل‌های آپلودشده: پیوست نامه‌ها، فایل وظایف، لوگو و آیکون در پوشهٔ خصوصی ذخیره می‌شوند و فقط کاربر لاگین‌شده با مجوز مجاز می‌تواند آن‌ها را دانلود کند.

امکانات اضافه‌شده در نسخه ۳.۱.۰

• نامه صادره: گردش تأیید یا رد توسط امضاکننده، شماره مرجع (پاسخ)، رونوشت داخلی، روش ارسال، تاریخ ارسال و چند پیوست.
• نامه وارده: باز کردن نامه برای گیرنده و افراد ارجاع بدون حق ویرایش؛ پاسخ با نامه صادره یا ثبت اقدام؛ تغییر وضعیت، بایگانی و حذف؛ حفظ رونوشت و ذخیرهٔ پیوست هنگام ویرایش.
• ارجاع: ارجاع همزمان به چند نفر، همراه هامش (پاراف) و مهلت، روی نامه وارده، صادره و داخلی.
• مکاتبات داخلی: تب پیش‌نویس، ویرایش و ارسال بعدی. پیش‌نویس برای گیرنده نمایش داده نمی‌شود و اعلان نمی‌سازد.
• کارتابل: صفحه‌بندی همهٔ تب‌ها، فیلتر تاریخ شمسی در آرشیو، و قرار گرفتن نامه‌های منتظر امضا در «در انتظار».
• نظر روی نامه: اعلان برای افراد مرتبط هنگام ثبت نظر روی نامه.
• وظایف: کنترل دسترسی در همهٔ صفحه‌ها و عملیات، آپلود محافظت‌شده در نظرات، ثبت زمان با تاریخ شمسی، نمای تیمی و همهٔ وظایف، کانبان امن‌تر، پاکسازی کامل هنگام حذف. برآورد زمان از این نسخه بر حسب دقیقه ذخیره می‌شود.
• یادآوری روزانه: پاکسازی اعلان‌های قدیمی و یادآوری مهلت نامه، ارجاع و وظیفه.

معماری افزونه بر پایهٔ لایه‌بندی تمیز (دامنه، سرویس‌ها، زیرساخت و نمایش) است تا نگهداری و توسعه برای تیم فنی ساده‌تر باشد. برای سئو و دیده‌شدن موضوعی، این افزونه در حوزه‌های کلیدی واژگانی مانند اتوماسیون اداری وردپرس، دبیرخانه دیجیتال، مدیریت مکاتبات، کارتابل نامه، تقویم شمسی در وردپرس و مدیریت وظایف سازمانی طراحی شده است تا در جستجوهای مرتبط مخاطب مناسب را پیدا کند.

English

Persian Office Automation SaaS is a WordPress plugin for office automation, correspondence (Dabirkhane / cartable) and team operations. It helps you replace paper trails with structured incoming/outgoing letter registers, internal memos, task boards and a Jalali (Persian) calendar—all inside the WordPress admin you already use.

Who is it for?

• Small and medium companies, professional offices, consulting and service businesses
• Small-to-medium shops that need document trails, supplier correspondence or lightweight internal tracking
• Operational and project teams that coordinate work with tasks, checklists and status boards
• Organizations that need letter numbering, digital archiving and role-based access control
• Anyone who requires Jalali dates consistently across forms and lists

Major features

• Cartable / inbox workflow: Inbox, sent, pending, starred and archive views—receive, refer and track letters end-to-end.
• Incoming & outgoing letters: Register reference data, subject, parties, priority, dates and attachments; search and archive historical records.
• Internal correspondence: Exchange internal notes between users/teams alongside formal mail.
• Task management: Assign work, track status (list/kanban), checklists, time notes and comments.
• Meetings: Schedule meetings with attendees, location and notes, aligned with calendar-style visibility.
• Letterheads: Build organizational letterhead templates (logo, organization name, basmala, footer) and apply them to incoming, outgoing or internal letters when viewing or printing.
• Daily notes: Personal Jalali journal with mood, tags, pinning and calendar visibility.
• Optional business processes: Enable workflow and org-chart modules from settings only when the organization needs them.
• Jalali calendar: Surface letters, meetings, tasks and daily notes on a Persian calendar.
• Reports (admin): Statistics for oversight (appropriate capability gating).
• Fine-grained capabilities: Custom caps such as persian_oa_create_letter and persian_oa_view_letter for least-privilege setups.
• Settings: General, uploads, numbering, categories and optional business-process options to match your organization’s policy.
• Notifications: A notifications page, a live menu badge, mark-as-read, a per-user e-mail preference and deadline reminders.
• Translation-ready: Text domain and languages folder for i18n.
• Protected uploads: Letter attachments, task files, letterhead logos and title icons are stored privately and downloaded only by logged-in users with permission.

Added in version 3.1.0

• Outgoing letters: Signer approval or rejection, a reference (reply) number, internal CC, delivery method, dispatch date and multiple attachments.
• Incoming letters: Recipients and referral parties can open a letter without edit rights; reply with an outgoing letter or by recording the action; change status, archive or delete; edits keep CC recipients and save new attachments.
• Referrals: Send one letter to several people at once, with a paraph and a deadline, on incoming, outgoing and internal letters.
• Internal letters: A drafts tab with edit and send later. Drafts are hidden from recipients and do not create notifications.
• Cartable: Pagination on every tab, a working Jalali date filter in the archive, and outgoing letters waiting for the signer listed under pending.
• Letter comments: People involved are notified when a comment is added.
• Tasks: Access control on every page and action, protected comment uploads, Jalali time logs, team and all-tasks views, safer kanban drag-and-drop and full cleanup on delete. Time estimates are stored in minutes.
• Daily maintenance: Old notifications are cleaned up, and letter, referral and task deadlines are reminded.

The codebase follows a clean, layered architecture (domain, application, infrastructure, presentation) for maintainability. For topic SEO, positioning keywords include WordPress office automation, digital mailroom, correspondence management, Persian Jalali calendar, task & workflow for SMEs—so the right teams discover the plugin when they search for those problems.